新しい働き方「テレワーク」おすすめツールと在宅勤務を快適にするコツ - リビング学習お役立ちコラム

新しい働き方「テレワーク」
おすすめツールと在宅勤務を快適にするコツ

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、国内で急速に普及しつつある「テレワーク」。オフィスに出社することなく自宅等の離れた場所から仕事を行う働き方に今、注目が集まっています。感染拡大を防止するために国も企業のテレワーク導入を推進。働き方改革が促進される中、ワーク・ライフ・バランスを実現する働き方の一つとしても関心が高まっており、感染拡大の収束後にもテレワーク継続を検討している企業が増加しています。では実際にテレワークを自宅で始めるには、どうすれば良いのでしょうか。テレワークに必要なツールや、在宅勤務での生産性を高めるためのコツについてご紹介しましょう。

テレワークとは？

新型コロナウイルスによって、一気に拡大したテレワーク。実際に耳にすることが増えた、という人も多いのではないでしょうか。そもそもテレワークとは「tele（＝離れた）」と「work（＝働く）」を組み合わせた造語で、「離れたところで働く」を意味する言葉。国は「ICTを活用して時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義づけています。英語の「remotework（＝リモートワーク）」と同じような意味合いで使われています。

なぜテレワークが話題なの？

きっかけは東日本大震災で、公共交通機関の運休や計画停電の実施を受け、出社ができない場合にも事業を継続するための手段として大きな関心を集めました。さらにオフィスの照明・空調の経費削減が可能になることによる省エネ効果、通勤時間削減によるワーク・ライフ・バランスの実現など、さまざまな社会問題を解決できる働き方として注目されてきました。そんな中、2020年の新型コロナウイルス感染拡大を受け、政府も企業のテレワークの導入を後押しするように。多くの企業がテレワークを採用し始めました。

テレワークの歴史

1984年、六本木に本社を構える電機メーカーのサテライトオフィスが吉祥寺に作られました。結婚・出産による女性の退職者数を減らすために開設されたそうですが、これが日本初の「テレワーク」の導入だと言われています。その後、インターネットが急速に普及。家庭のパソコンやインターネット環境も充実し、多くの業務をネット上でできるようになりました。パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなど通信機器の進化もテレワーク拡大の立役者になっています。

テレワークに必要なツールとは

テレワークの拡大を受け、さまざまな便利なITツールが生まれています。業種や職種、働くスタイルによって必要なツールは異なりますが、もっとも基本的なツール３種をご紹介します。

Web会議システム： Zoomミーティング、V-CUBEミーティング他
離れた場所で働く人同士がインターネットを通してつながり、音声・映像でやりとりすることができるWeb会議システムは、テレワークに欠かせないツール。特殊なシステムや機器は必要なく、パソコンとインターネット環境さえあれば手軽に利用が可能です。オフィスと同じように複数人が集まって会議をしたり、手元の資料を共有したりさらには、セミナーや研修を受けたりと、テレワークに役立つ機能が充実しています。

ビジネスチャットツール：Chatwork、Slack、Microsoft Teams他
メールとは異なり、即時性を重視したやりとりを可能にしてくれるのがビジネスチャット。チャットやグループ会話、プロジェクト・タスク管理などビジネスに役立つ機能をひとまとめにしたプラットフォームが主流で、Web会議システムと同様にクラウドサービスなどで手軽に利用できます。プロジェクトや部署・組織ごとのグループを作成することで、スピーディかつスムーズな情報伝達ができ、テレワークで生じがちなコミュニケーション不足の解消につながります。

ファイル共有ツール：Dropbox、Googleドライブ
企画書、画像、音声、映像など大容量ファイルを共有する際などに役立つのが、ファイル共有ツール。クラウド上にアップされたファイルに利用者がアクセスし、各自が閲覧・編集することができます。情報共有、データバックアップの点からもテレワークを支援するツールだと言えるでしょう。

テレワークの種類

テレワークには、３つのスタイルがあります。どのような特徴、メリット・デメリットがあるのでしょうか。

在宅勤務・モバイルワーク・サテライト
オフィスの違い

自宅を就業場所とする「在宅勤務」

オフィスへの出社や、顧客訪問などによる外出がなく、1日のすべての業務を自宅で行うスタイル。通勤など移動時間を削減することができます。育児や介護期にある人、障がいを抱えていて通勤が困難な人など多様なライフスタイルにフィットする働き方だと言えるでしょう。一方でいつも過ごしている自宅が職場になるため、ON/OFFを切り替えにくいという点がデメリットとして挙げられます。

様々な場所で業務を行う「モバイルワーク」

オフィスや自宅だけで仕事をするのではなく、その日の予定や移動先に合わせて働く場所を選択して業務を行うスタイル。わざわざオフィスに戻ることなく、出先のカフェ、コワーキングスペース、移動中の交通機関内などを就業場所として活用することで、生産性を向上させられます。その反面、セキュリティリスクがあることや従業員の勤怠管理が難しくなることがデメリットとして考えられるでしょう。

遠隔勤務用の施設を就業場所とする「サテライト
オフィス」
所属するオフィスとは別の場所にある、遠隔勤務用の施設で業務を行うスタイル。郊外に住む従業員の自宅の近くに設けられたテレワーク専用のオフィスなどがあれば、通勤時間を大幅に削減することが可能になり、時間の有効活用につながります。また顧客先に近い場所にテレワーク専用オフィスを設ければ、迅速な顧客対応や移動時間の削減も可能に。デメリットとしては、オフィスの維持・管理などコストがかかる点が考えられます。

テレワークに適した業種、職種は？

テレワークに適しているのは、コンサルティング、システム開発・デザインなどのクリエイティブ系の業種だと言われています。具体的な職種の例としては、IT系エンジニア、Webマーケター、営業・セールス、企画・総務・人事・経理などの管理部門、デザイナー・イラストレーター・ライター・編集者など。逆に、専用のシステム・機材がないと業務を行うことが難しい開発・研究職などはテレワークには不向きだと言えるでしょう。

テレワークのメリット・デメリット

2020年に入って一気に拡大しつつあるテレワーク。自身の就業スタイルを考える上でも、メリット・デメリットを理解しておくことが大切です。

メリット

通勤時間などを節約できる
第一に挙げられるのが、通勤時間の削減です。通勤の疲労やストレスをなくすことにより、業務効率も向上。家族と過ごす時間や趣味の時間を充実させることにもつながります。

ライフスタイルに合わせた働き方が可能

家事・育児・介護などに柔軟に対応できるのもテレワークの大きなメリット。業務の合間に子どもの送り迎えに出たり、洗濯・料理を終わらせたりと、時間の使い方を柔軟に決めることができます。

多様な人材と働くことができる
離れた場所にいても人とつながり仕事ができるテレワーク。住んでいる国・地域に関わらず多様なテレワーカーとチームとして働くことができます。新しい価値観に触れることで、自身の成長にも良い刺激が受けられるでしょう。

パンデミック・自然災害など非常時も事業を継続
できる
2020年4月7日に新型コロナウイルス感染拡大により緊急事態宣言が発令され、多くの企業がテレワークに移行。こういったパンデミック時はもちろん、台風などの自然災害時、停電や事故などによる公共交通機関の運休時にも、従業員が出勤せずにテレワークで業務を継続できます。社員自身の安全確保はもちろん、会社の経営リスクの低減につながります。

デメリット

情報漏洩のリスクが高くなる

テレワークでは、それまでオフィス内で管理していた資料、オフィスのインターネット環境下に格納されていたデータなどが外部に持ち出されることになります。個人情報、顧客情報、研究開発に関連するデータなど重要な情報が漏洩してしまうリスクが高まります。例えば自宅パソコンに重要なデータをコピーした際、誤ってファイル共有ソフトにより情報を漏洩してしまう…などの事故も実際に起こっています。会社側が情報漏洩を防ぐシステムの導入や、情報セキュリティルールの取り決めなどの施策をしっかり検討する必要があります。

生産性が下がる場合もある
自宅で行うテレワークの場合、環境がオフィスとは異なるため生産性が下がるケースもあります。自社の社内システムにアクセスできない、資料が手元にない、プリンターやスキャナなど周辺機器が揃っていないなどの状況が考えられるので、業務内容に応じてデータ・周辺機器の準備を忘れないようにしましょう。

部下のマネジメントや人事評価がしづらい
マネジメント層にとって部下の様子が見えづらくなる点もテレワークの課題です。業務の進捗等の報告、メンタルを含む健康状態、顧客とのやりとりなどの把握が難しくなります。社員一人ひとりの業務プロセスが見えない分、成果主義になってしまうことも憂慮されています。会社全体として勤怠管理システムやプロジェクト管理ツールの導入・運用、人事評価制度の刷新などが必要でしょう。

コミュニケーション機会の減少
オフィスでの就業に比べテレワークで大幅に失われてしまったのが、ちょっとした雑談やおしゃべり。人によっては孤独感を感じたり、不安を抱いたりするケースも……。メンタルの健康を保つためにも、コミュニケーションが気軽に取れるチャットツールの導入や、オンライン飲み会の開催なども有効です。

テレワークを円滑に快適に進めるコツ

テレワークをよりスムーズに、より快適に行うためには、テレワークをすでに導入している企業の事例から課題を知り、対策を講じることが必要です。どのようなポイントを考えておくべきなのでしょうか。

テレワークの現状

新型コロナウイルスが問題になる前、日本でテレワークの制度を導入している・導入予定と回答した会社は26.3％（総務省　平成30年通信利用動向調査による）。しかし新型コロナウイルスの感染拡大による緊急事態宣言が発令されてからは大企業や都市部では50％を超える企業で在宅勤務を中心としたテレワークが始まっています。

今後、テレワークはどうなるの？

多くの人がテレワークを経験したことにより、人々は出勤しなくても事業が継続できることに気づき始めました。通勤のストレスから解放されること、自分の生活スタイルに合わせて働くことができるなど、多くのメリットにフォーカスが当たり始め、今後はスタンダードな働き方として当たり前のものになっていくことが予想されています。一方で、コミュニケーション不足、集中しづらい環境など自宅をテレワーク拠点とすることの課題も見え始めています。

自宅で快適に仕事ができる環境を

自宅でのテレワークの課題の一つ、ON/OFFの切り替え。この課題をクリアするには仕事をする環境を見直し、集中しやすい空間に整えることが有効です。

書斎で？リビングで？仕事をしやすい場所を選ぶ

集中できる環境を整えるためにも、その日その日で仕事をする場所を変えるのではなく、できれば「この場所は仕事の場所」と決めるのがおすすめ。仕事モードに心身のスイッチを切り替えやすくするためです。書斎があれば良いですが、間取りの都合で難しいという場合はリビング・ダイニングの一角にSOHO空間※を設けるのも良いでしょう。ダイニングテーブルや子どもの部屋などで仕事をすると資料の収納場所に困りがちですが、SOHO空間があれば仕事の道具もひとまとめにでき作業効率も上がります。

※SOHO…「Small Office Home Office」の略。小さなオフィスや住まいをオフィスとして活用して働いている人や、その物件・空間などを指す言葉です。

仕事をしやすい机を選ぶ
リビングのソファや地べたに座り、ローテーブルや膝の上でパソコン作業を行う方もいらっしゃいますが、この姿勢は要注意。背筋が伸びていない状態で仕事を続けると、肩こり、腰痛、頭痛などの原因にも……。良くない姿勢で仕事をすると集中しづらくなり、生産性は低下します。ダイニングテーブルや勉強机、それらの高さに合った椅子で作業を行うことが基本です。

家族みんなで使えるデスクをリビングに設置
新たに仕事のためのスペースを設ける場所は、リビングがおすすめ。デスクを家族みんなで使えるので、仕事の時は親が、勉強する時には子どもが…とシェアして使いやすいのがポイントです。
なかでも、機能性とリビング・ダイニング空間に馴染むデザイン性を兼ね備えたデスク「MiSEL（ミセル）」がおすすめ。書籍やファイルなどがたっぷり入る棚、ノートパソコンなど重量のあるものを入れてもたわみにくいしっかりとした引き出しや棚、リビング・ダイニングにマッチするシンプルなデザイン、壁固定されているので地震がきても安心な耐震性など、テレワークにも子どもの学習にも使いやすい工夫が詰まっています。