家庭の書類を電子化するメリットは？方法や電子化の際の注意点を解説
※掲載している画像は、記事の内容をわかりやすくするイメージであり、実在する製品や実現するものとは異なる場合があります。
「気づいたら自宅で保管している書類が増えている……」という方には、書類を電子化して保存するのがおすすめです。「いつか必要になるかもしれない」と書類を捨てずにいると、部屋が片付かなくなったり、大切な書類を紛失してしまったりします。この記事では、書類を電子化するメリットや管理方法などを紹介するので、お悩みの方はぜひ参考にしてみてください。
家庭の書類を電子化・データ化する4つのメリット
・紙の書類が減り、スペースを作れる
・必要な書類を検索しやすくなる
・大切な書類を安全に保存できる
・書類の紛失・劣化のリスクがなくなる
家庭で使用する書類を電子化・データ化すると、収納スペースが広くなったり、書類の管理が楽になったりするなどのメリットがあります。紙以外での保管に抵抗がある方も、まずは、書類の電子化やデータ化のよさを見てみましょう。
紙の書類が減り、スペースを作れる
紙の書類を保管するには、書類棚や引き出しなどの保管スペースが必要です。書類が増えるほど、それに応じた広い保管スペースが必要になります。保管スペースには限りがあるうえ、ほかのモノやスペースを圧迫する原因にもなるでしょう。
紙の書類を電子化すれば、物理的な書類棚や保管スペースは不要です。家の中をすっきりと片付けることができます。
必要な書類を検索しやすくなる
膨大な量の紙の中から必要な書類を探すのは、労力のいる作業です。ファイルに書類をまとめていても量が多ければ、取り出したり探したりする手間もかかります。そのわずらわしさを解消するためにも、書類の電子化がおすすめです。
紙の書類をデータとして保存することで、必要な書類を検索しやすくなります。PCやスマホで手軽にデータを確認できるため、探す手間も省けるでしょう。
大切な書類を安全に保存できる
自宅には不動産の契約書や保険、年金関連などの重要書類が多くあります。書類の原本が必要な場合もありますが、電子化しておけば火災や水害で自宅が被災しても安心です。
また、データにパスワードをかけておけば、万が一PCやスマホを紛失しても、他人に見られる心配もありません。大切な書類を安全に保存できる点も、電子化のメリットの一つです。
書類の紛失・劣化のリスクがなくなる
紙の書類は、長年放置すると黄ばんだり破れたりして、読めなくなることがあります。子どもの成績表や医療費の領収書、家電の保証書なども、どこにしまったかわからなくなりがちです。
しかし、書類を電子化しておけば、劣化や紛失の心配がなくなります。また、データのバックアップを取っておけば、誤って削除してしまったときでも安心です。
家庭用書類を電子化するための3ステップ
１. 不必要な書類を処分する
２. 紙で残すべき書類・電子化すべき書類を分ける
３. 書類を電子化する方法を選ぶ
家庭にある書類を電子化するには、段階を踏んで進めることが大切です。すべての書類を電子化するのではなく、本当に必要なモノだけを残したうえで、「電子化すべき書類」に仕分けていきます。この先の項目で、それぞれのステップのポイントを紹介します。
不要な書類って？書類を分別する際のポイント
・簡単に再発行できる・ネットで情報を入手できる書類は処分でOK
・保管期限が過ぎた書類は処分でOK
・「1年使わなかった」「見返さなかった」書類は不要と判断
・内容が重複している書類は最新版を残す
まずは、上記のポイントを参考に書類を分別していきましょう。たとえば、家電の取扱説明書や家具の組み立て説明書など、ネットでも確認できる書類は処分してOKです。処分に迷う場合は「保留ボックス」に入れ、1年後に再判断してみるのもよいでしょう。
また、領収書やレシート、給与明細などは確定申告の際などに必要な場合もあります。必要に応じて、各書類の保管期限を確認しておきましょう。
【リスト】電子化するべき書類・しない方がよい書類
【電子化するべき書類リスト】
□ 学校・保育園のお便り（お知らせ、献立表、行事予定）
□ レシート・領収書（家計管理、確定申告用）
□ 取扱説明書・保証書（家電製品のマニュアル）
□ 医療・健康関連（お薬手帳、健康診断結果）
□ 公共料金の明細書（電気・ガス・水道）
□ 契約書類のコピー（賃貸契約、保険契約など）
【原本管理が必要な書類（電子化＋紙でも保存が必要）】
□ 重要な契約書（不動産売買、遺言書など）
□ 資格証明書（免許証、パスポート、卒業証書）
□ 年金・税金関連（確定申告書、納税証明書）
□ 戸籍謄本・住民票（原本提出が必要な場合あり）
すべての書類を電子化すればよいわけではありません。残しておきたい書類が決まったら、次は「電子化すべき書類・紙で残すべき書類」に分類します。契約書や資格証明書など、原本保存が必要な書類もあるため、上記のリストを参考に仕分けてみてください。
家庭の書類を電子化する方法4選
・スマホやタブレットのアプリを使用する
・スキャナーや複合機を使用する
・コンビニのマルチコピー機を使用する
・代行サービスを利用する
家庭の書類を電子化する主な方法を紹介します。各方法のメリットや注意点も紹介するので、ぜひチェックしてみてください。
スマホやタブレットのアプリを使用する
書類の電子化を手軽に実践できるのは、スマホやタブレットのカメラアプリを用いて保存する方法です。思いついたときにすぐ電子化でき、アルバムやクラウドサービスに保存しておけば、いつでも書類を確認できます。
ただし、スマホやタブレットでは、基本的に1枚ずつ書類を撮影する必要があるため、電子化する量が多い場合は他の方法を検討してみましょう。
スキャナーや複合機を使用する
自宅にスキャナーや複合機がある場合は、書類の電子化に活用してみましょう。PCに接続されていれば、読み取りから保存までワンストップで実施できます。
また、データの画質にこだわるなら、フラットベッドスキャナーがおすすめです。読み取り面に書類を載せるだけでスキャンできるため、ブレのない画像として取り込めます。
コンビニのマルチコピー機を使用する
自宅にスキャナーや複合機がない場合は、コンビニのマルチコピー機を利用してみましょう。家庭用に比べて読み取り画面が大きく、A3程度のサイズも無理なくデータ化できます。
ただし、1枚あたりのコストが家庭用よりも割高になるため、使用機会が多い場合はスキャナーや複合機がおすすめです。また、個人情報保護のためにも、USBメモリや原本書類の置き忘れに注意してください。
代行サービスを利用する
電子保存したい書類が大量にあるときは、代行サービスを利用するのも一つの方法です。大量の書類を電子化したい、自宅にスキャナーや複合機などの機器がない場合は、ぜひ検討してみてください。
代行サービスの料金目安は、1枚あたり4円～程度ですが、最低発注金額が決まっている業者も多いため確認が必要です。多くの代行サービスは企業を対象としているため、最低費用が高めの傾向にあります。代行サービスを利用する場合は、予算と相談しながら決めるとよいでしょう。
書類の電子化に必要なモノをすっきり収納！DAIKENのMiSEL
・PLAN18-1｜大切な書類をスタディスペースにまとめて管理
・PLAN38｜あれもこれもまとめて収納できる大容量
・PLAN50｜大型デジタル機器もすっきり収納
書類の電子化をする際に必要なデジタル機器と、紙で残しておくべき重要書類をまとめて収納しておくと管理しやすいです。ここでは、必要なモノを機能的に美しく収納できるDAIKENの「MiSEL」を紹介します。
PLAN18-1｜大切な書類をスタディスペースにまとめて管理
棚とデスクが一体となったプランです。書類は棚、デジタル機器はデスク部分に分けてすっきりと収納できます。リビングに設置しても圧迫感のない奥行も特徴。勉強や読書、家計簿付けなどのスペースとしても使えます。在宅勤務・テレワークにもぴったりです。
PLAN38｜あれもこれもまとめて収納できる大容量ユニット
デスク一体型かつ、大容量の収納が可能なユニットです。広々としたデスクにはパソコンや複合機を置き、いつでも書類をデータ化できるようにスタンバイ。「見せる収納」と「隠す収納」を組み合わせた棚は、ハンガーパイプや籠などで自分好みの収納にアレンジしてみましょう。
PLAN50｜大型デジタル機器もすっきり収納
デジタル機器や書類をすっきり収納したいなら、すべて隠せる大きな扉のついたタイプもおすすめ。大切な書類や写真、書籍にほこりがかからないのも嬉しいポイントです。デスク下の部分なら、重い機器も安心して収納できるでしょう。
書類の電子化に関するよくある質問
・書類の電子化はいつから義務化される？
・書類の電子化はスマホでできる？
・書類を電子化するデメリットは？
書類の電子化について、よくある質問をまとめました。ぜひ参考にしてください。
Q.書類の電子化はいつから義務化される？
A.書類の電子化について定める「電子帳簿保存法」は、企業や個人事業主を対象とした法律で、2022年1月から完全義務化となりました。一般家庭の書類への義務化はないため対応は自由ですが、収納スペースの有効活用や保管の際のリスクを回避するためにも電子がおすすめです。
Q.書類の電子化はスマホでできる？
A.スマホのカメラ機能で撮影し、スマホ内やクラウドにデータとして保管すれば、書類の電子化が可能です。手ぶれや明るさなどに注意し、鮮明なデータを残しておくと、確認する際に困りません。
Q.書類を電子化するデメリットは？
A.電子化した書類データを誤って削除してしまったり、スマホやPCを紛失したりする可能性がある点には注意をしましょう。万が一に備えて、電子化した書類データはバックアップを取っておくのがおすすめです。
書類の電子化でごちゃつく紙をすっきり片付ける
家庭内の書類を電子化することで、棚や引き出しをすっきりと片付けやすくなります。また、必要なときに必要な書類を取り出しやすくなるのも電子化のメリットです。電子化する前に、「廃棄する書類」「紙書類として残しておく書類」「電子化する書類」の3つに分類するのがポイント。また、紙書類と電子化するためのデジタル機器をまとめて整理できる収納を準備しておくと、より美しく部屋が片付きます。
DAIKENでは、さまざまな収納製品をご提供しています。空間やライフスタイルに合わせたシステム収納を豊富にご用意。暮らしに寄り添うDAIKENで、自分にぴったりな住まいづくりを始めてみましょう。
