テレワーク導入手順を8つのステップで紹介 成功させる秘訣とは? テレワーク導入手順を8つのステップで紹介 成功させる秘訣とは?

テレワーク導入手順を8つのステップで紹介
成功させる秘訣とは?

テレワーク導入は2017年から加速し、最近では新型コロナウイルス蔓延に伴い時間や場所に囚われないテレワークの導入を検討している企業は少なくないです。一方で「テレワークの運用がイメージできない」「勤怠制度の管理が難しい」などの課題を抱えてる企業もあります。今回はテレワーク導入を成功させるために必要な手順を、理由とともにご紹介します。

目次

テレワークの定義とは?

テレワークの定義とは?

テレワークとは造語でTel(離れて)Work(働く)を組み合わせた言葉です。ICT(情報通信技術)を活用した場所に囚われない柔軟な働き方をさします。テレワークには主に4つの種類があり概念や働き方が異なるので以下でご紹介します。

在宅勤務

在宅勤務とはオフィスに出勤せず、自宅を就業場所とする働き方です。従来の出勤形態では時間を有していた通勤時間の活用化や育児・介護をしている従業員の無理のない業務が可能です。台風や大きな地震により交通網に支障がでた場合やコロナ禍の外出自粛宣言中でも影響なく業務を遂行できます。

モバイルワーク

モバイルワークは移動中や顧客先、カフェやコワーキングスペースを就業場所とする働き方です。スマートフォンやタブレットの普及、屋外のインターネット回線の整備によって屋外での業務が可能となりました。営業や訪問などの頻繁に移動を伴う際は隙間時間に業務が可能となります。オフィスに戻って業務を行うといった業務の非効率化防止に期待ができます。

サテライトオフィス

サテライトオフィスは本社とは別の設置された場所で働くことを指します。サテライトオフィスは支社や営業所と違い全ての業務範囲を遂行することは難しく、作業場所として設置しているケースが多いです。場所に縛られない働き方が可能となり、勤務時間の軽減や郊外エリアとの連携のため導入されます。従来都会にある企業が地方創生や郊外の活性化を目的に設置するケースも増加しています。

ワーケーション

ワーケーションとは働きながら同時に休暇をとる働き方です。休暇中の旅行先で働くことが可能となるので、場所や環境を選ばずに仕事ができます。アメリカでは2000年初期に導入が始まり、近年日本でも目にする機会が多くなりました。ワーケーションの導入は企業が勤怠確認のシステムや業務管理のシステムを構築する必要があるため、日本で実施している企業は多くありません。

テレワークを導入する企業が急増している3つの理由

テレワークを導入する企業が急増している3つの理由

テレワークを導入する企業が急増する背景には、導入企業が得られるメリットが明確であるためです。主なメリットは以下のような理由になります。

1.固定コストの削減

テレワークの導入は固定コストの削減に期待ができます。従来当たり前だったオフィスに出勤して働くことが不要となったため、多くの場面でコストの削減が可能です。テレワーク導入初期は導入費用として別途費用が必要ですが、長期的な視野では大幅なコスト削減になります。固定コストの削減種類は主に以下の4つが例にあげられます。

  • オフィスの賃料
  • 従業員の交通費
  • オフィス光熱費
  • シェアオフィスの賃貸費

2.優秀な人材の確保

テレワークの導入は働き方改革の代表的な例になるため、企業価値が高まる傾向があります。企業価値の向上では優秀な人材が集まることに期待できます。オフィス勤務の際は通勤圏内に在住する人か引っ越ししなければ働くことができませんでした。テレワークであれば場所に囚われず優秀な人材の確保が可能です。フルタイム出勤が難しい人材の離職率低下にも期待ができ、企業全体の発展に繋がります。

3.生産性の向上

テレワークの導入でオフィスへの通勤時間が不要となります。従業員の長時間通勤や満員電車のストレスがなくなるため、生産性の向上に期待ができます。移動に有していた時間を業務に当てることで作業時間の短縮になるため、従業員の労働効率向上に繋がります。テレワークは業務しやすい環境を従業員が選ぶことができるため、業務の効率化と生産性の向上に期待ができます。

テレワーク導入による従業員のメリット3つ

テレワーク導入による従業員のメリット3つ

テレワークの導入は企業側のメリットだけではなく、従業員にとっても多くのメリットが存在します。従業員の主なメリットは以下の三つです。

1.ワークライフバランスの実現

テレワークの導入は従業員の余暇時間を作るためワークライフバランスの向上に繋がります。通勤時間が無くなるため、退勤後も育児や家事に移ることがスムーズにでき、プライベートの時間も確保しやすくなります。モバイルワークの場合は行きたいカフェでの作業が可能となるため、プライベートの側面を身近に感じながらの仕事が可能です。

2.ストレス軽減

テレワークの導入はストレス軽減に繋がります。ストレス軽減の大きな理由は通勤時間の削減と対人ストレスの低下です。従来では通勤が必須となり長時間の移動や満員電車の通勤は朝から大きなストレスとなっていました。通勤時間の削減によって朝のストレスを感じないまま業務に着手できるようになります。

3.業務の効率化

テレワークの導入は生産性の向上に期待できる場面が多くあります。通勤時間に有していた時間を業務に充てることや、従業員のストレス減少による労働意欲向上が見込めます。結果的に、企業全体の業務が効率化されるため生産性が上がることに繋がります。テレワークの導入は、感染拡大の防止だけではなく、企業価値を上げる役割も担うことができます。

テレワーク導入手順8つのステップとは?

テレワーク導入手順8つのステップとは?

テレワークの導入は経営陣のリードのもと組織的に行うことが求められます。適切な導入ステップを踏むことはテレワーク導入を成功に導くうえで重要です。テレワークの導入ステップは以下の8つの順番になります。

1.テレワーク導入の目的と方針を決定

テレワークの導入は明確な目的と方針を定めることが必要です。テレワークの導入する目的は「生産性の向上」「優秀な人材獲得」など様々ありますが、自社の問題を解決する方法としてテレワークの導入を行うことが求められます。導入自体が目的になると社内での浸透や実施の妨げに繋がります。

適切な導入目的を設定した後に、導入開始時期や今後の方針を社内に浸透させていく必要があります。遂行方針は経営陣の判断になることが多く、従業員に求められていることを瞬時に察知する能力が必要です。

2.テレワーク導入の対象範囲を決定

オフィス業務からテレワークに切り替える際、どの業務までをテレワークで実施するかの線引きが必要です。大きくは「テレワークで実施できる業務」「テレワークで実施できない業務」に分け、現状の業務がテレワークで実施できるかの可視化が必要です。

テレワークの対象社員を決めることも重要です。例えば「小学生以下の子供がいる従業員」や「介護を必要とする家族と同居している従業員」などが挙げられます。テレワークの導入目的は企業によって異なるため、どのような従業員を対象にすれば導入目的が達成できるかを判断する必要があります。

3.テレワーク導入における課題と現状体制の確認

テレワークの導入は現状業務をテレワークに移行した際、問題が起きないかを予測する必要があります。業務の分析を行うことで「改善すればテレワークできる業務」が課題として出てきます。課題を明確にすることでテレワークに切り替えられる業務の増加に繋がります。

テレワークの導入には現状の業務体制の把握も必要です。就業規則や人事評価制度などの評価制度の見直しや、業務報告方法や勤怠報告のような就業の有無の体制の見直しが求められます。

4.テレワーク導入後の社内ルール整備

テレワークは業務内容を目で確認できないことが多いです。導入した際のトラブル防止のためにも事前に社内でルールを決めておくことが重要です。社内ルールは従業員の業務に支障をきたさないことを前提とし、業務の管理体制が適切かどうかの判断が求められます。報告システムの構築や勤怠報告の方法など、業務ルールを自社で確立することが求められます。

5.テレワーク導入に必要なITツールを選定

テレワーク導入には社内で使用できるITツールの選定が必要です。テレワークは会議やタスク管理もオンライン上で行うため、社内の機密情報をインターネット上で使用します。情報漏洩のリスクが高まるので安全性の高いITツールの導入が求められます。テレワークを導入する上で一般的なITツールは以下になります。

  • web会議システム
  • ビデオ会議システム
  • チャットツール
  • タスク管理ツール
  • 勤怠管理ツール
  • ペーパーレス化ツール
  • セキュリティシステムツール

6.テレワーク導入における研修などの社内教育

テレワーク導入は社内で導入目的の意識統一が求められます。導入前の社内研修で理解を得るとともに、チャットツールや周辺機器の説明も必要です。社内研修が適切に行われない場合は、テレワーク導入後に迅速な対応を取ることが難しいので、業務が滞る可能性があります。社内研修はテレワーク実施の対象者だけではなく、マネジメントを行う管理職も必要であるため受講者に合った研修カリキュラムが必要です。

7.テレワークを試験的に導入してみる

テレワークの導入準備が整えば試験的に社内に導入していきます。テスト期間中にテレワーク導入の効果測定を可視化する必要があります。業務効率化や移動コストの削減などテレワークの貢献度を把握することで更なる改善が期待できます。完成度を高くしたテレワーク導入は、従業員の混乱を防ぎ業務の円滑な遂行に期待ができます。

テスト期間を繁忙期や期末期間などに設定してしまうと現場に混乱を招きます。テスト期間の時期に関しては各部署と連携を取り綿密な調整が必要です。

8.テレワーク本格導入

テレワークの導入テスト期間が終了すれば本格的に社内で実施していきます。企業にとってテレワーク導入は、あくまで「業務の効率化」や「従業員の労働意欲向上」のような、目的を達成するために行うプロジェクトです。テレワークの導入後に、従業員の不満点やシステムの改善点を可視化し改善する体制が求められます。

テレワーク導入の注意点3つ

テレワーク導入の注意点3つ

テレワークの導入はメリットだけではなく注意しなければいけない問題があります。注意点を事前に把握し対策を準備しておくことが求められます。主な注意点は以下の3つになります。

1.コミュニケーション不足が生まれる

テレワークの環境下での従業員のやり取りは主にチャットやメールで行うことが多くなります。相手の意図や感情がテキストで送られてくるため認識相違に繋がる点が挙げられます。従業員同士のコミュニケーションが上手く機能しないと、業務効率の悪化に繋がる可能性があります。認識相違が起きないようにリアルタイムでのコミュニケーションが可能なツールの導入が必要になります。

2.情報漏洩リスクが高くなる

テレワークの環境下では社内共有や会議もインターネット上で行われるため、情報漏洩のリスクが高まります。通常は社内の機密情報や従業員の個人情報を持ち歩くことはありませんが、テレワークでは自宅や屋外で頻繁にデータのやり取りが行われます。結果的にウイルスの接触やデータの紛失、不正アクセスなどの情報漏洩に繋がる可能性が高まります。企業はセキュリティ対策の徹底とともに、情報資産の取り扱いの規則を定めることが必要です。

3.労務管理が難しくなる

テレワークは、業務している姿を目で確認ができないため労務管理が難しくなります。労務管理とは、従業員がどれだけ作業したかを明確にしたうえで管理することです。勤怠報告のシステムや業務報告のルールを敷くことが求められます。

自宅やカフェでの業務はビジネスとプライベートの線引きが曖昧になるので、長時間の作業に繋がります。結果的に業務の非効率化になる可能性があります。

テレワーク導入に使える補助金・助成金をチェック

テレワーク導入に使える補助金・助成金をチェック

テレワークの導入が遅れている理由の一つとして、必要なシステムの構築に資金が足りないケースがあります。テレワークの導入は働き方改革の推進に繋がるため、自治体から補助金が出る場合があります。テレワーク導入の補助金の種類は主に以下の3つになります。

IT導入補助金

「IT導入補助金」とは、新型コロナウイルスに対応したビジネスモデルに転換をはかっている企業が受けられる補助金制度になります。対面接触の機会を低減するような、業務改善の取り組みを行っている企業が対象となります。テレワークに必要なパソコンなどの電子機器、テレワークの環境を整えるために必要な周辺機器などが補助対象になります。

IT導入補助金には「通常枠A型」と「通常型B型」と「デジタル化基盤導入類A型」「デジタル化基盤導入類B型」の四つに分けられます。各補助金の詳細は以下の表になります。

通常枠A型
補助額 30万円〜150万円未満
補助率 2分の1
補助対象経費 ソフトウェア購入費・クラウド利用費・導入関連費
通常枠B型
補助額 150万円〜450万円以下
補助率 2分の1
補助対象経費 ソフトウェア購入費・クラウド利用費・導入関連費
デジタル化基盤導入類A型(導入ITルール1機以上)
補助額 5万円〜50万円以下
補助率 4分の3
補助対象経費 ソフトウェア購入費・クラウド利用費(1年〜2年分)・導入関連費・ハードウェア購入費
デジタル化基盤導入類B型(導入ITルール2機以上)
補助額 50万円〜350万円以下
補助率 3分の2
補助対象経費 ソフトウェア購入費・クラウド利用費(1年〜2年分)・導入関連費・ハードウェア購入費

働き方改革促進支援助成金

「働き方改革促進支援助成金」とは、働き方改革に取り組む中小企業に対して、一部の費用を助成するものです。企業に対する労働環境の格差を是正し、働き方改革を幅広く推進する目的があります。

働き方改革促進支援助成金は四つの種類があり、それぞれ支援額や支援対象が異なるため自社に合ったコースの選択が必要です。人気の高い助成金もあるため国の予算が消化され次第締め切られる場合もあるので注意が必要です。

働き方改革促進支援助成金には「労働期間短縮・年休促進支援」「勤務間インターバル導入」「労働時間適正管理推進」「団体推進」の四つに分けられます。各助成金の詳細は以下の表になります。

1.労働期間短縮・年休促進支援

目的は生産性を向上させ時間外労働の削減と年次有給休暇・特別休暇に向けた環境整備に取り組む企業に向けた助成金です。

助成金申請対象者は以下になります。

  • 労働保険の適用事業主であること
  • 交付申請時点で目的設定する条件を満たしていること
  • 交付申請時点で年5日の年次有給休暇の獲得に向けた就業規則の整備をしていること
業種 資本〈出資額〉 常時雇用する労働者
小売業 5000万円以下 50人以下
サービス業 5000万円以下 100人以下
卸売業 1億以下 100人以下
その他業種 3億以下 300人以下

労働期間短縮・年休促進支援の申請要件は成果目標の達成と支給対象となる取り組みの実施です。成果目標は下記から一つ選びます。

  • 36協定で時間外・休日労働時間を縮減や所定の上限を設定し所轄労働基準監督署長に届出を出すこと
  • 年次有給休暇の計画的付与の規定を新たに導入すること
  • 時間単位の年次有給休暇の規定を新たに導入すること

支給対象となる取り組みは下記から一つ選びます。

  • 労務管理者に対する研修
  • 労働者に対する研修・周知
  • 外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング
  • 就業規則・労使協定等の作成や変更
  • 人材確保に向けた取り組み
  • 労務管理用ソフトウェアの導入と更新
  • 労務管理用機器の導入と更新
  • デジタルしき運行記録計の導入と更新
  • 労務能率の増進に資する設備・機器等の導入と更新

助成金の支給額は取り組みの実施した際の経費の4分の3です。詳しくは以下になります。

  • 成果目標1 : 50万円〜150万円
  • 成果目標2 : 50万円
  • 成果目標3 : 25万円
  • 成果目標4 : 25万円
2.勤務間インターバル導入

目的は勤務間のインターバル確保に取り組む企業に向けた助成金です。定期的なインターバルによって従業員の負担を減らし生産性の向上に努めます。

助成金申請対象者は以下になります。

  • 労働保険の適用事業主であること
  • 勤務間インターバル導入していない事業場を有している事業主であること
  • 交付申請時点と支給申請時点で36協定の締結・届出がされていること
  • 原則過去2年間に月40時間を超える労働時間の実態があること
  • 交付申請時点で年5日の年次有給休暇の獲得に向けた就業規則の整備をしていること

勤務間インターバル導入助成金の申請要件は、成果目標の達成と支給対象となる取り組みの実施です。成果目標は休息時間が9時間以上11時間未満、または11時間以上の勤務間インターバルの導入と定着が条件になります。インターバルの延長や導入の対象者の範囲を広げることも申請対象になります。

助成金の支給額は取り組みの実施した際の経費の4分の3です。詳しくは以下になります。

  • 9時間以上11時間未満 : 80万円
  • 11時間以上 : 100万円
3.労働時間適正管理推進

目的は労務・労働時間の適正管理の推進に向けた環境設備に取り組む企業を支援する助成金です。労働時間の管理については賃金台帳などの労務管理書類の管理が5年に引き延ばされました。

助成金申請対象者は以下になります。

  • 労働保険の適用事業主であること
  • 交付決定日より前に勤怠管理と賃金計算を統合させた管理ITシステムを用いた労働時間管理方法を採用していないこと
  • 交付決定日より前に賃金台帳などの労務管理書類の管理を5年することが就業規則に規定されていないこと
  • 交付申請時点で36協定の締結・届出がされていること
  • 交付申請時点で年5日の年次有給休暇の獲得に向けた就業規則の整備をしていること

労働時間適正管理推進の申請要件は成果目的の全ての達成と支給対象となる全ての取り組みの実施です。

成果目的は以下三つになります。

  • 勤怠管理と賃金計算を統合させた管理ITシステムを用いた労働時間管理方法を採用すること
  • 新たに賃金台帳などの労務管理書類の管理を5年保存を就業規則に規定すること
  • 労働時間の適正把握のために使用者が講ずべき措置にかかるガイドラインにかかる研修を労働者及び労務管理担当者に対して実施すること。
    助成金の支給額は取り組みの実施した際の経費の4分の3です。ただし上限は100万円と設定されています。
4.団体推進

目的は傘下の事業主の労働者に対し労働条件の改善のために、時間外労働の削減や賃金引き上げに向けた取り組みを行う事業主団体等を支援する助成金です。

助成金申請対象者は以下になります。

  • 原則3事業主以上で構成し1年以上の活動実績があること
  • 事業主団体等が労働者火災補償保険の適用事業主であること
  • 中小企業事業主を占める割合が構成事業主全体の2分の1を超えていること

団体推進の申請要件は成果目標の達成ではなく成果目的の取り組みの一つ以上の実施が申請要件になります。以下二つの成果目標の達成を目指しての取り組みが必要です。

  • 事業主団体等が時間外労働の削減や賃金引き上げに向けた改善事業の取り組みを行うこと
  • 構成事業主の2分の1に対し取り組み内容や取り組み結果を活用すること

支給対象となる取り組みは下記から一つ選べます。

  • 市場調査の事業
  • 新ビジネスモデルの開発・実験の事業
  • 材料費・水光熱費や在庫等の費用低減実験の事業
  • 下請取引適正化への理解推進や労働時間設定の改善に向けた調査の事業
  • 販売拡大の実現を図るための展示会開催及び出展の事業
  • 好事例の収集や普及啓発の事業
  • セミナー開催等の事業
  • 巡回指導や相談窓口設置等の事業
  • 構成事業主が共同で利用する労働能率の増進に資する設備・機器等の導入の事業
  • 人材確保に向けた取り組みの事業

助成金の支給額は他に比べると低くなります。詳しくは以下になります。

  • 対象経費の合計額
  • 総事業経費から収入額を控除した額(収入がある場合のみ)
  • 上限500万円

▲出典:働き方改革促進支援助成金

テレワーク定着促進助成金

テレワーク定着促進助成金とは東京しごと財団が助成する制度です。都内の中堅・中小企業がテレワークに取り組むために必要な通信機器や環境設備等の実施のために助成する制度です。

対象経費は主に以下になります。

  • 消耗品(パソコンや周辺機器などの購入費)
  • 購入費(財務会計や販売管理などのソフト)
  • 委託費(機器の設置設定や保守委託・導入運用のサポート費)
  • 賃借料(機器のリース料)
  • 使用料(ソフトウェアの利用料)

助成の支給額は1事業者に対し上限250万円と設定し、助成率は3分の2が支給されます。事業によって支出する経費に助成率を乗じて助成金額が算出されます。

助成事業の実施期間は支給決定日から3ヶ月以内に完了する取り組みが対象となります。実施期間の完了は下記が該当します。

  • 導入するパソコンや周辺機器、ソフトウェアやクラウドサービスの購入などの準備が完了しておりテレワークをすぐに始めれる状態
  • テレワーク環境を活用し実施者全員にテレワーク勤務を、6回以上実施させた実績があること

テレワークの導入手順まとめ

テレワークの導入は現在の日本企業において重要なポイントとなります。導入を成功させ企業価値を上げるには、テレワーク導入の明確な目的や組織体制の見直しなどのポイントを押さえなければなりません。テレワーク導入は社内の理解も多く必要になります。導入ステップを正確に進めていくことがテレワーク導入の近道になるでしょう。

※ここに掲載されている情報は2022年7月29日時点のものであり、ご覧いただいている日と情報が異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

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